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az.djamelعضو جديد
- الجنس :
عدد المساهمات : 13
نقاط التميز : 9673
الأختصاص : Secrétaire médicale
تاريخ التسجيل : 23/02/2011
الأقامة : macheri
Étude de casN°10
الثلاثاء 23 يوليو 2013 - 9:26
Étude de casN°10Étude de cas N°01
Vous êtes secrétaire médicale stagiaire au Centre anti-cancer service de chirurgie générale, vous rencontrez un problème, celui de madame HAMOUDA Siham. Qui a été hospitalisée le 13/03/2012 pour un néo du sien. Cette patiente est venue aujourd’hui pour demander ses résultats d’anatomie-pathologie, pour être hospitalisée au Centre pierre et marie curie (C.P.M.C).
1- Que devez vous faire pour donner ses résultats d’anapathe à cette patiente ?
Dans le cas où on ne trouve pas les résultats dans le classeur, où va-t-on retrouver le double de ces résultats (les résultats sont classés chronologiquement)
Pour chercher dans le dossier de la patiente, il nous faut son N° ; malheureusement la patiente n’a pas ramenée sa carte de consultation.
2- Qu’allons nous faire dans ce cas pour retenir son dossier, et récupérer les résultats, mais un problème se pose : c’est que l’on ne peut pas remettre ces résultats à la patiente. Qu’allons-nous faire ?
Correction de sujet N°1
1- Pour faire les résultats d’anapath à la patiente il faut :
Avertir ou prendre contact avec le chef de service.
Remettre les résultats à la patiente dans une enveloppe bien fermée.
Envoyer ou expédier les résultats par fax
Envoyer ou expédier les résultats par courrier courant
2- on trouvera le double dans :
- Le registre d’anapath.
- Le service d’anapath
3 – pour retirer le dossier de la patiente qui n’a pas de carte il faut :
- Lui demande l’année de son hospitalisation
- Chercher dans le registre des entrées des patientes de cette année, son nom et prénom (dans le registre alphabétique)
Dans le cas ou l’on ne peut pas remettre des résultats a la patiente, deux possibilités se présentent :
- Consulter son médecin traitant pour avis
- Consulter le chef de service pour décision à prendre
Contacter le service concerné du C.P.M.C, concernant la patiente en adressant un compte-rendu détaillé de l’histoire de la maladie, ce compte-rendu peut être remis à la patiente accompagné d’une lettre au chef de service du C.P.M.C.
Étude de cas N°02
COMMUNICATION TÉLÉPHONIQUE
Vous-même : ici le secrétariat du service d’ophtalmologie du professeur CHIBANE.
Votre correspondant : Bonjour ! Je vous appelle de la part du professeur. BAGHRICHE, chef de service de la pédiatrie de l’hôpital d’Oran.
Vous-même : que puis-je faire pour vous ?
Votre correspondant : je souhaiterai avoir des précisions au sujet de l’état de santé du malade MEROUANI Amine adressé à votre service pour avis médical. Le patient a été examiné par le Dr. HIRECHE.
1ère cas : le Dr. HIRECHE est présent et puis disponible.
2ème cas : il est présent mais sa ligne est occupée.
3ème cas : il est absent du service pour une dizaine de minutes.
4ème cas : il est absent pour deux jours.
- Continuez le dialogue en tenant compte de ces 4 cas.
- Établissez la liste des principes à respecter lors d’une communication téléphonique.
- Réalisez un imprimé de message téléphonique
Correction étude de cas N°2
Au terme de cette étude de cas, l’élève (SM) doit capable :
- Maitriser l’utilisation d’un appareil téléphonique comme moyen de communication au niveau d’un secrétariat.
1) – construction de 4 cas de dialogue de communication téléphonique :
1ére cas : le Dr. HIRECHE est présent puis disponible.
Vous-même : patientez un moment, je vais voir si le médecin qui s’en ai occupé est présent (Je forme le numéro de poste du Dr HIRECHE.
Vous-même : allo ! Dr. Hireche VOUS AVEZ UNE COMMUNICATION DE LA PART DU Dr. BAGHRICHE au sujet de l’état de santé un patient MEROUANI Amine, je vous le passe.(je revient au correspondant).
Vous-même : je vous met en contact avec le Dr. Hireche, au revoir.
2eme cas : il est présent mais sa ligne est occupée.
Vous-même : je viens d’essayer d’avoir le Dr. Hireche au téléphone, sa ligne est occupée, veuillez patienter un moment S.V.P.
Entre temps, j’essaye une autre fois d’avoir le médecin et je reviens à mon correspondant pour le faire patienter.
Vous-même : allo ! Ne quittez pas S .V.P.
Toutes les quinzaines à vingt secondes environ, je refais le même scénario ci-dessus, dés Que la ligne est libre, je rappelle le Dr HIRECHE et je lui passe la personne concernée (voir 1ére cas)
3eme cas : il est absent du service pour une dizaine de minutes.
Vous-même : allo ! Je m’excuse de vous avoir fait attendre le Dr. HIRECHE qui est en mesure de vous renseigner est absent. Veuillez rappeler un peu plus tard S.V.P ou voulez vous qu’il vous rappelle, veuillez me laisser vos coordonnés, au revoir.
4éme cas : il est absent pour deux jours.
Vous-même : je regrette de ne pouvoir vous aider, le médecin traitant de votre jeune patient est absent et il ne sera de retour qu’après 2 jours au service. Désirez vous lui laissez un message, ou bien voulez vous qu’il rappelle, je note vos coordonnées.
Dans le cas d’une urgence la SM peut :
- Consulter un médecin pour renseigner notre correspondant.
- Consulter le dossier ou s’informer de l’état se santé du patient pour donner un minimum d’information.
II) - principes a respecter lors d’une communication :
Avant la communication téléphonique :
- - avoir la liste des numéros de postes de différents services ou vous exercez.
- Possède un répertoire téléphonique.
- Possédez un carnet de messages téléphoniques ou bloc note.
- Avoir en sa possession un annuaire téléphonique récent.
- Préparer mentalement ou par ce qu’on doit dire !
- Préparer éventuellement les renseignements nécessaires à transmettre à votre interlocuteur
Pendant la communication téléphonique :
- il présenter et saluer.
- Exposer sa demande poliment avec clarté et précision, naturellement ni trop vite, ni trop lentement.
- Eviter la timidité qui fait pagayer
- Ne pas employer les expressions familières et vulgaires.
- Ne jamais manifester d’impatience mais rester attentif pendant toute la conversation.
- Pendant qu’on écoute notre correspondant ne pas bavarder avec les personnes qui se trouvent prés de vous.
- Prendre note si nécessaire et récapituler.
- Lorsqu’il est nécessaire de préciser à un correspondant d’orthographe de certains mots, tel que les noms propres ou les mots techniques, il faut appeler. Il convient de laisser à la personne qui écoute le temps d’écoute.
Apres la communication téléphonique :
- Utilisez l’information obtenue.
- Transmettre le message à la personne concernée.
- Confirmer les messages transmis par télégramme, télex ou fax, s’il y a urgence.
- Noter immédiatement sur un répertoire les numéros de téléphone que l’on vous a communiqué au cours d’une communication téléphonique.
III- modèle de message téléphonique :
Destiné à M……………
Reçu le (date) à (heure/minute)
En votre absence
M……………
De…………...
N° téléphone…………..
Vous a appelé au sujet de
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Il vous rappellera le …………. à …………………..
Il désire que vous le rappeliez le ……….à ……………
Signature
Fiche téléphonique
A M……………………
Le …………………….. Heure ………………..
Pendant votre absence
M ……………………………………………………………………...
Société …………………Fonction ……………….
Adresse ………………………………………………………………..
Fax …………………….. Téléphone ……………...
A téléphoné …………….. Le rappeler …………….
Vous rappellera …………. Urgent …………………
Message suite à donne
Les dix règles d’or du savoir-vivre téléphonique :
• Décrocher immédiatement
• Accueillir avec le sourire
• Signer son expression et le ton
• Se présenter
• Identifier son interlocuteur
• Poser les bonnes questions
• Prendre un message utile
• Reformuler
• Noter les références téléphoniques
• Assurer le suivi des appels
Étude de cas N°03
INSTALLATION ET ORGANISATION D’UN SECRETARIAT
Vous êtes secrétaire médicale nouvelle affectée par le Directeur de l’hôpital d’Oran dans le service de maternité et Gynéco-Obstétrique du Pr MERZOUG.
Votre chef de service vous informe que par manque de secrétaire médicale, il n’existe qu’un seul secrétariat pour deux unités.
Le professeur vous propose de vous confier le secrétariat de la Gynéco-Obstétrique.
Dites comment allez-vous procéder à l’installation et àl’organisation de ce secrétariat.
Correction d’étude de cas N° :03
Au terme de cette étude de cas l’élève secrétaire médical doit être capable de connaitre l’installation et l’organisation d’un nouveau service de secrétariat.
1) visiter le local destiné au secrétariat.
2) contacter et discuter avec le responsable du service et ses collaborateurs.
3) commander le matériel et la fourniture nécessaire pour l’équipement du service de secrétariat.
4) établir la liste du mobilier et des autres articles de bureau à commander :
- mobilier : bureau, armoire, chaise, rayonnages métalliques…
- matériel : machine à écrire, micro-ordinateur, téléphone, photocopieuse….
Fourniture de bureau : rames de papiers, chemises cartonnées, registres…
5) disposition du mobilier de bureau au niveau du secrétariat.
Conclusion : la création d’un secrétariat est une opération importante, c’est pour cela qu’il faut procéder par étape pour une bonne organisation du service.
2
Lettre type de demander l’équipement du bureau de secrétariat :
Secteur sanitaire d’Oran Oran, le : 19/11/2012
Melle :
Secrétaire médicale
A
Monsieur le responsable du secteur sanitaire d’Oran
Sous couvert de Monsieur le surveillant chef de service
Objet : demande d’équipement du bureau de secrétariat de l’unité gynéco-obstétrique.
Suite a non affectation au service de gynéco-obstétrique, et pour me permettre d’exercer mes fonctions en qualité de secrétaire médical, j’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir me fournir l’équipement nécessaire.
Par ailleurs, je me permets de vous signaler l’urgence de la livraison de ce mobilier, pour la prise en charge correcte du service.
Je vous serai reconnaissante de bien vouloir me faire connaître les suites que je souhaiterai favorables que vous réservez à ma présente demande.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le directeur, l’expression de mon profond respect
Signature (Intéressée)
Pièce jointe :
La liste du mobilier nécessaire :
• Outils de classement :
- Bibliothèque- armoire à clapets
- Classeurs chronologique
- Rayonnage métallique
• Outils informatique :
- Unité centrale – imprimant – écran- souris- ordinateur
- Table d’ordinateur
• Outils bureautique :
- Bureau de travail- téléphone- photocopieuse
- Chaise pivotante- fauteuils- poubelle
• Papeterie :
- Feuilles blanches, papier carbone ;
- Stencil, pelures, rubans, enveloppes, chemises ;
- Stylos, crayons, gommes, calendrier ;
- Aides mémoires, registres et cahiers ;
- Agrafeuse, agrafes, trombones ;
- Parapheur, panier, tourniquet ;
- Cibles, porte stylos.
Centre hospitalier Oran, le : 19/11/20132
Universitaire d’Oran
Service maternité
Pr MERZOUG
Réf/MAT/N°12/12
Note d’information
A
L’intention de l’ensemble
Du personnel des services du CHUO
Il est porte à la connaissance du personnel des services du CHUO que le secrétariat de l’unité maternité et l’unité gynéco-obstétrique sera divisé en deux.
Au réez de chaussé un secrétariat pour l’unité maternité qui sera géré par la secrétaire médicale Melle BELMOKHTAR AMINA .
Au 1ere étage un secrétariat pour l’unité gynéco-obstétrique qui sera géré par la secrétaire médicale Melle ABID WASSILA.
Pr. MERZOUG
Chef de service
Signature
Étude de cas N°04
Votre chef de service est absent pour une durée déterminée et ne peut assurer sa consultation, il est nécessaire de prévenir les personnes qui ont un rendez-vous ; une date peut leur être proposé pour consulter ultérieurement le professeur.
QUESTIONS :
1- Rédiger la lettre qui convient que vous adresserez aux malades concernés pendant la période d’absence
2- Citez chronologiquement les opérations nécessaires à suivre pour le courrier départ.
Correction de sujet N°4
Les opérations nécessaires à suivre pour courrier départ sont :
1- Rédiger la lettre sur un brouillon.
2- Lire attentivement le contenu de votre lettre afin d’éviter toute erreur.
3- Présenter votre lettre à votre chef du service pour une éventuelle correction.
4- Tapez ou saisir la lettre en soignant la présentation.
5- Produire le nombre d’exemplaire nécessaires.
6- Présenter la lettre et les exemplaires dans un parapheur pour signature.
7- Enregistre r la correspondance sur votre registre de départ.
8- Garder une ou plusieurs (selon le service) de la correspondance dans votre chrono du courrier départ.
9- Adresser votre correspondance à la direction pour l’envoie (vagmestre ).
10- Mettre le cachet de la direction et la date d’envoie sur votre registre courrier départ. Ce cachet fera foi que votre correspondance à été envoyée (expédier).
11-
N° d’ordre Date Destinataire
(nom et prénom) + (adresse) Objet NB d’exemplaire Observation (cachet, date départ)
Centre Hospitalo-universitaire d’Oran Oran le, 25/11/2012
Service de chirurgie générale
Réf N°/CH.G/2012
Pr : MARZOUG
A
Mr MIMOUNI Mohamed
Adresse : CITE RABAH MASREGHINE N° 56 – ORAN-
Objet : A/S de votre rendez-vous
Monsieur,
C’est avec le plus grand regret, que nous vous informons que votre rendez-vous de consultation pour le 14/08/2012 à 08H30 est reporté pour le 28/08/2012à 08h30 car le médecin chef du service sera absent durant cette journée.
Nous vous prions de bien vouloir accepter nos excuses pour se désagrément et de croire à nos sentiments les meilleurs.
La secrétaire médicale
(Signature)
Centre Hospitalo-universitaire D’Oran
Service d’oncologie médical. Oran, le 21/11/2012
Mr MAHMOUDI le chef de service
Tél : 041-41-41-41
Poste : 21-20 CHUO
A
Monsieur MEBARKI SOFIANE
Objet : Report de rendez-vous.
Monsieur,
Nous avons le regret de vous informez que Mr MAHMOUDI chef de service d’oncologie médicale ne peut assurer sa consultation du 26-11-2012, pour cela, vous êtes priés de vous présenter le Mardi 28/11/2012 à 10h, au service pour votre rendez-vous.
Veuillez recevoir Monsieur, toutes nos excuses pour ce contre temps.
Fait à Oran, 21/11/2012
Dr MAHMOUDI,
Chef de service.
Étude de cas N°05
Annonce d’offre d’emploi
Votre directeur vous demande d’adresser une correspondance à un quotidien national par laquelle vous demandez qu’on vous insère une annonce d’offre d’emploi.
QUESTIONS :
1- Rédiger cette lettre accompagnée de l’annonce à diffuser ?
2- Rédiger une lettre de réponse à l’offre d’emploi accompagnée d’un curriculum vitae ?
CORRECTION SUJET « 5 »
Etablissement Hospitalier – Universitaire Oran
Direction générale : service publication
Tel : (03) 41-20-81-
Fax : (03) 41-20-82
A
Monsieur le Directeur du Service
Publication journal « El-WATAN »
01-Rue BACHIR 16600 ORAN
Objet : Demande de publication
Réf : 018 DGI. 2012
PJ (01) une annonce
Monsieur,
J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir publier l’annonce G-Jointe dans votre quotidien dans les brefs délais.
Dans l’attente de cette publication, veuillez accepter Monsieur le Directeur, mes sentiments les plus respectueux.
Le Directeur
Oran, le 15 décembre 2012
ABED AMEL
34 Zitouni Ahmed
Oran
Objet : Demande d’offre d’emploi
A
Monsieur le directeur de la direction
Générale de l’EHU d’Oran.
0
Monsieur le directeur général,
Suite à votre annonce N° 10 parue du journal le soir, du 10-10-12, j’ai l’honneur de vous demandé de bien vouloir accepter ma candidature au poste de standardiste.
Je porte à votre connaissance j’ai un diplôme d’informatique ayant une expérience de 3 année dans une clinique privée.
Dans l’attente d’une suite favorable, recevez monsieur le directeur mes remerciements les plus sincères.
PJ : curriculum vitae
L’intéressé
Curriculum Vitae
Nom : BENAMMAR
Prénom : KHADIDJA
Date de naissance : 23 Juillet 1979
Lieu de naissance : BECHAR
Etat civil : Mariée
Nombre d’enfants : 02
Diplômes ;
Secrétariat administrative
Etudes primaires : 1985-1990
Ecole primaire IBN ROCHD
C.E.M EL-FARABI
Etudes secondaires : 1995-1998
Lycée IBN SINA
Stage : 5mois dans une clinique privée
Clinique EN-NADJAH ORAN 2011
Étude de cas N°06
PARTIE I
Vous trouvez ci-après quatre situations de refus de visite de l’entreprise.
Pour chacune des situations, vous disposer d’une lettre type.
Situation n°1
Nous regrettons vivement de ne pouvoir donner suite à votre demande de visite.
+En effet, la date envisagée se situe dans une période d’activité intense au cours de laquelle la présentation de nos services est suspendue. Nous vous invitons à nous proposer une autre date.
Nous vous prions d’agréer, l’expression de nos sentiments dévoués.
Situation n°2
Nous accusons réception de votre lettre du ……………et vous en remercions. Il nous est malheureusement pas possible de satisfaire à votre demande de visite car, pour des raisons
Propres à l’organisation de nos services, nous ne recevons aucun groupe le lundi et le samedi. Veuillez nous proposer un autre jour.
Nous vous prions d’agréer, l’expression de nos sentiments les meilleurs.
Situation n°3
Nous avons le regret de vous informer qu’il ne nous est pas possible de donner une suite favorable à votre demande de visite de……………………………………………………………
En effet, notre planning de visites, est complet pour la période concernée ; veuillez avoir l’obligeance de nous recontacter pour convenir d’une autre date ;
Nous vous prions s’agréer, nos salutations distinguées.
Situation n°4
Nous avons bien reçu votre lettre du …………….et vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre établissement.
Il ne nous est malheureusement pas possible de donner une suite favorable à votre demande car nous ne recevons plus de groupes scolaires (à l’exception des agents techniques d’assainissement).
Nous vous prions de croire, en nos sentiments les meilleurs.
QUESTIONS :
Rédigez à partir des textes ci-dessus une lettre type UNIQUE regroupant toutes ces situations (présentez cette lettre unique de manière à personnaliser la réponse en cochant la raison qui justifie le refus)
PARTIE II
Rédigez un télégramme adressé par le Dr. S du service de psychiatrie de l’hôpital Drid-Hocine à son confrère le Dr. Y. Service de radiologie de l’hôpital ait idir, concernant un rendez-vous de scanner pour le patient G-Z, présentant des troubles neurologiques dont l’étiologie est indéterminée.
REPONSE N° 06
Entreprise : SAIDAL. ORAN ,Le 08/12/2012
29, Rue Rais Mohamed – ORAN
Tel : 041-31-50-20
Ref :N°12/SAIDAL/2012
A
Monsieur le Directeur de l’institut National
De Formation Supérieure et Paramédicale
Objet : réponse à une demande de visite
Nous avons bien reçu votre lettre du 30/11/2012 et vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre établissement.
Il ne nous malheureusement pas possible de donner une suite favorable à votre demande car :
• La date envisagée se situe dans une période d’activité intense au cours de laquelle la présentation de nos services est suspendue.
• Pour des raisons propres à l’organisation de nos services, nous ne recevons aucun groupe le lundi et le samedi.
• Notre planning de visites, est complet pour la période concernée.
• Nous ne recevons plus de groupes scolaires (à l’exception des agents techniques d’assainissement).
Nous vous prions de croire, en nos sentiments les meilleurs.
LE TELEGRAMME
République Algérienne Démocratique et Populaire
Le Directeur de la Santé et de la population
TELEGRAMME (départ)
Exp : Dr. S du service de psychiatrie de l’hôpital CHU d’Oran.
Dest : Dr . Y du service radiologie de l’hôpital CHU d’Oran.
TEXTE N°/ 202
HONNEUR stop. DEMANDE RENDEZ-VOUS DE SCANNER stop. POUR LE PATIENT G-Z stop. PRESENTANT DES TROUBLES NEUROLOGIQUE stop.
ETIOLOGIQUE INDETERMINEE stop. ET FIN.
Signé : Dr. S de l’hôpital CHU d’Oran.
Oran, le 08/12/2012
Étude de cas N°7
HOSPITALISATION DE MALADE
Le service de chirurgie cardiaque de la clinique Mohamed ABDRRAHMANI reçoit des patientes provenant de toutes les régions d’Algérie.
Le professeur BOURZAK est le médecin chef de service.
1- Très souvent, des médecins envoient seulement une ordonnance
pour demander un rendez-vous d’hospitalisation. le professeur ne peut accepter d’hospitaliser un malade sans éléments médicaux très précis. Il vous demande de rédiger un modèle-type de lettre qu’il envisage d’adresser à l’ensemble des médecins concernés pour les informer des modalités de demande de rendez-vous d’hospitalisation. En outre, il vous demande de préciser que le jour de l’admission, le malade devra être muni d’une prise en charge d’hospitalisation valable pour une durée de 2 mois au minimum.
2- Les malades résidant à Alger et ses environs peuvent demander leur prise en charge au moment d’entrer à la clinique. Cependant, afin de diminuer l’attente au bureau d’accueil
3- et des admissions, il est recommandé aux malades de remplir à l’avance leur fiche de renseignements administratifs. Élaborer cette fiche.
clinique médical chirurgical EL RAHM
Dr : BOURZAG Oran, le 22-12-2012
Chef de service de
Cardiologie
Tel : 041-41-20-50
Fax : 041-42-26-36
A :
Monsieur le docteur RAMLAOUI
Medecin spécialiste en radiologie
Objet : A/S des rendez-vous d’hospitalisation
Monsieur,
Je vous prie de bien vouloir joindre à toute demande de rendez vous d’hospitalisation les éléments médicaux suivants :
- un résumé clinique
- un compte-rendu d’échocardiographie
pour éviter tout désagrément, je vous informe que votre patient devra le jour de son admission être muni d’une prise en charge pour une durée de 02 mois d’hospitalisation.
Comptant sur votre collaboration, recevez chèr confrère l’expression du mon profond respect.
Signature
-
Clinique médical chirurgical EL RAHMANE
Dr : BOURZAG Oran, le 22-12-2012
Chef de service de
Cardiologie
Tel : 041-41-20-50
Fax : 041-42-26-36
Avis de décision
Nous avons l’honneur de vous informer que le professeur BOURZAG, chef de service de cardiologie à décider de ne plus accepter les demandes d’hospitalisation rédigées sur les ordonnances et c’est pour cela la demande doit être rédiger sur un document spécial pour la demande d’hospitalisation et même d’une copie de dossier médical de malade comportant un rapport médical bien détaillé et un bilan complet, en outre, nous vous informons que le jour de l’admission du malade devra être muni d’une prise en charge d’hospitalisation valable pour une durée de 02 mois en minimum.
Veuillez recevoir nos salutations les plus distinguées
Signature
Étude de cas N°08
Le directeur de la santé et de la population de la wilaya où vous travaillez, prévoit de partir en voyage afin d’assister à des réunions de travail avec chaque directeur de différents secteurs sanitaires de la Wilaya A cet effet, il vous laisse des directives relatives à ce voyage qui aura lieu dans une quinzaine de jours.
1 ère travail à faire :
Dites quelles tâches vous aurez à accomplir pour les préparatifs de ce voyage.
Dans le cadre de ce voyage, il vous demande d’informer, par note de service, les médecins chefs de services de l’ensemble des secteurs sanitaires qu’une réunion aura lieu le 15 janvier à 15 heures dans la salle de projection, afin de leur faire connaître les nouvelles modalités d’évacuation des malades hospitalisés.
2ème travail à faire : Rédigez cette note de service.
- Pendant son absence, vous aurez à assumer l’accueil des visiteurs, vous projetez de créer une « FICHE DE TRANSMISSION » qui non seulement, vous permettra de noter l’identité du visiteur ou du correspondant téléphonique, ainsi que le message laissé mais aussi de faire transmettre à un supérieur hiérarchique d’un autre
Service que vous ne pouvez joindre, le message qui lui est destiné.
3ème travail à faire :
Faites le tracé de cette fiche de transmission au format A5 (14,8 X 21)
Présentée à l’italienne.
Étude de cas N°09
A l’occasion d’un congrès national de chirurgie, votre chef de service est chargé de préparer et de superviser l’organisation de cette rencontre.
Plusieurs conférenciers nationaux et l’international doivent y participer.
- Dites quel serait votre rôle.
- Établies un plan de travail.
- Décrivez comment allez-vous, vous prendre.
REPONSE N°9
1- Le rôle de la secrétaire médicale serait comme :
- Collaboratrice
- Organisatrice
- Coordinatrice
- Assistante
Organisation, préparation, établir un plan du travail en collaboration avec le chef de service.
Se renseigner
sur le sujet du congrès et sur les participants.
- Plan de travail :
- - préparation avant le congrès
- Pendant le congrès
- Après le congrès
Avant le congrès :
- Elaborer des invitations pour les participants
- Réserver le lieu du congrès
- Réserver le lieu de l’hébergement
- Réserver les moyens de transports
- Prendre les contacts avec les médias
- Conception d’une affiche d’information
- Préparer une liste de l’ensemble des personnels susceptible à participer
- Contacter les compagnies aériennes pour connaître les horaires d’arrivée
- Préparer des cartables pour les participants
- Préparer des badges
- Pendant le congrès :
- -- réception et accueil des participants
- Distributions des documents
- Prendre des notes
- Après le congrès :
- -préparer un procès verbal
- Préparer des attestations de participation
- Ouvrir un registre de doléance
- 3- description et détails des notes prises ci-dessus
-
Étude de casN°10
I- Vous êtes secrétaire médical dans un service médical ou une direction, vous avez souvent à faire à faire à des personnes qui désirent voir quelqu’un, ou avoir des renseignements
Lisez les situations suivantes et indiquez les opérations à faire dans ordre logique.
1- Une personne se présente à votre bureau, que faites-vous ?
2- Elle désire voir quelqu’un et elle a rendez-vous.
a)- la personne qui doit la recevoir est disponible. Que faites-vous ?
b)- la personne qui doit la recevoir est momentanément occupée.
Que faites-vous ?
3- Elle désire voir quelqu’un mais n’a pas de rendez-vous. Que faites-vous ?
a) - La personne demandée peut la recevoir. Que faites-vous ?
b) – La personne demandée est absente ou ne peut la recevoir, mais une autre personne peut faire à sa place. Que faites-vous.
c) – Elle ne peut être reçue. Que faites-vous ?
4- Elle désire avoir des renseignements que vous possédez. Que faites-vous ?
Les renseignements sont fournis par un autre service. Que faites-vous ?
II- Réalisez un modèle de feuille de visite.
Vous êtes secrétaire médicale stagiaire au Centre anti-cancer service de chirurgie générale, vous rencontrez un problème, celui de madame HAMOUDA Siham. Qui a été hospitalisée le 13/03/2012 pour un néo du sien. Cette patiente est venue aujourd’hui pour demander ses résultats d’anatomie-pathologie, pour être hospitalisée au Centre pierre et marie curie (C.P.M.C).
1- Que devez vous faire pour donner ses résultats d’anapathe à cette patiente ?
Dans le cas où on ne trouve pas les résultats dans le classeur, où va-t-on retrouver le double de ces résultats (les résultats sont classés chronologiquement)
Pour chercher dans le dossier de la patiente, il nous faut son N° ; malheureusement la patiente n’a pas ramenée sa carte de consultation.
2- Qu’allons nous faire dans ce cas pour retenir son dossier, et récupérer les résultats, mais un problème se pose : c’est que l’on ne peut pas remettre ces résultats à la patiente. Qu’allons-nous faire ?
Correction de sujet N°1
1- Pour faire les résultats d’anapath à la patiente il faut :
Avertir ou prendre contact avec le chef de service.
Remettre les résultats à la patiente dans une enveloppe bien fermée.
Envoyer ou expédier les résultats par fax
Envoyer ou expédier les résultats par courrier courant
2- on trouvera le double dans :
- Le registre d’anapath.
- Le service d’anapath
3 – pour retirer le dossier de la patiente qui n’a pas de carte il faut :
- Lui demande l’année de son hospitalisation
- Chercher dans le registre des entrées des patientes de cette année, son nom et prénom (dans le registre alphabétique)
Dans le cas ou l’on ne peut pas remettre des résultats a la patiente, deux possibilités se présentent :
- Consulter son médecin traitant pour avis
- Consulter le chef de service pour décision à prendre
Contacter le service concerné du C.P.M.C, concernant la patiente en adressant un compte-rendu détaillé de l’histoire de la maladie, ce compte-rendu peut être remis à la patiente accompagné d’une lettre au chef de service du C.P.M.C.
Étude de cas N°02
COMMUNICATION TÉLÉPHONIQUE
Vous-même : ici le secrétariat du service d’ophtalmologie du professeur CHIBANE.
Votre correspondant : Bonjour ! Je vous appelle de la part du professeur. BAGHRICHE, chef de service de la pédiatrie de l’hôpital d’Oran.
Vous-même : que puis-je faire pour vous ?
Votre correspondant : je souhaiterai avoir des précisions au sujet de l’état de santé du malade MEROUANI Amine adressé à votre service pour avis médical. Le patient a été examiné par le Dr. HIRECHE.
1ère cas : le Dr. HIRECHE est présent et puis disponible.
2ème cas : il est présent mais sa ligne est occupée.
3ème cas : il est absent du service pour une dizaine de minutes.
4ème cas : il est absent pour deux jours.
- Continuez le dialogue en tenant compte de ces 4 cas.
- Établissez la liste des principes à respecter lors d’une communication téléphonique.
- Réalisez un imprimé de message téléphonique
Correction étude de cas N°2
Au terme de cette étude de cas, l’élève (SM) doit capable :
- Maitriser l’utilisation d’un appareil téléphonique comme moyen de communication au niveau d’un secrétariat.
1) – construction de 4 cas de dialogue de communication téléphonique :
1ére cas : le Dr. HIRECHE est présent puis disponible.
Vous-même : patientez un moment, je vais voir si le médecin qui s’en ai occupé est présent (Je forme le numéro de poste du Dr HIRECHE.
Vous-même : allo ! Dr. Hireche VOUS AVEZ UNE COMMUNICATION DE LA PART DU Dr. BAGHRICHE au sujet de l’état de santé un patient MEROUANI Amine, je vous le passe.(je revient au correspondant).
Vous-même : je vous met en contact avec le Dr. Hireche, au revoir.
2eme cas : il est présent mais sa ligne est occupée.
Vous-même : je viens d’essayer d’avoir le Dr. Hireche au téléphone, sa ligne est occupée, veuillez patienter un moment S.V.P.
Entre temps, j’essaye une autre fois d’avoir le médecin et je reviens à mon correspondant pour le faire patienter.
Vous-même : allo ! Ne quittez pas S .V.P.
Toutes les quinzaines à vingt secondes environ, je refais le même scénario ci-dessus, dés Que la ligne est libre, je rappelle le Dr HIRECHE et je lui passe la personne concernée (voir 1ére cas)
3eme cas : il est absent du service pour une dizaine de minutes.
Vous-même : allo ! Je m’excuse de vous avoir fait attendre le Dr. HIRECHE qui est en mesure de vous renseigner est absent. Veuillez rappeler un peu plus tard S.V.P ou voulez vous qu’il vous rappelle, veuillez me laisser vos coordonnés, au revoir.
4éme cas : il est absent pour deux jours.
Vous-même : je regrette de ne pouvoir vous aider, le médecin traitant de votre jeune patient est absent et il ne sera de retour qu’après 2 jours au service. Désirez vous lui laissez un message, ou bien voulez vous qu’il rappelle, je note vos coordonnées.
Dans le cas d’une urgence la SM peut :
- Consulter un médecin pour renseigner notre correspondant.
- Consulter le dossier ou s’informer de l’état se santé du patient pour donner un minimum d’information.
II) - principes a respecter lors d’une communication :
Avant la communication téléphonique :
- - avoir la liste des numéros de postes de différents services ou vous exercez.
- Possède un répertoire téléphonique.
- Possédez un carnet de messages téléphoniques ou bloc note.
- Avoir en sa possession un annuaire téléphonique récent.
- Préparer mentalement ou par ce qu’on doit dire !
- Préparer éventuellement les renseignements nécessaires à transmettre à votre interlocuteur
Pendant la communication téléphonique :
- il présenter et saluer.
- Exposer sa demande poliment avec clarté et précision, naturellement ni trop vite, ni trop lentement.
- Eviter la timidité qui fait pagayer
- Ne pas employer les expressions familières et vulgaires.
- Ne jamais manifester d’impatience mais rester attentif pendant toute la conversation.
- Pendant qu’on écoute notre correspondant ne pas bavarder avec les personnes qui se trouvent prés de vous.
- Prendre note si nécessaire et récapituler.
- Lorsqu’il est nécessaire de préciser à un correspondant d’orthographe de certains mots, tel que les noms propres ou les mots techniques, il faut appeler. Il convient de laisser à la personne qui écoute le temps d’écoute.
Apres la communication téléphonique :
- Utilisez l’information obtenue.
- Transmettre le message à la personne concernée.
- Confirmer les messages transmis par télégramme, télex ou fax, s’il y a urgence.
- Noter immédiatement sur un répertoire les numéros de téléphone que l’on vous a communiqué au cours d’une communication téléphonique.
III- modèle de message téléphonique :
Destiné à M……………
Reçu le (date) à (heure/minute)
En votre absence
M……………
De…………...
N° téléphone…………..
Vous a appelé au sujet de
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Il vous rappellera le …………. à …………………..
Il désire que vous le rappeliez le ……….à ……………
Signature
Fiche téléphonique
A M……………………
Le …………………….. Heure ………………..
Pendant votre absence
M ……………………………………………………………………...
Société …………………Fonction ……………….
Adresse ………………………………………………………………..
Fax …………………….. Téléphone ……………...
A téléphoné …………….. Le rappeler …………….
Vous rappellera …………. Urgent …………………
Message suite à donne
Les dix règles d’or du savoir-vivre téléphonique :
• Décrocher immédiatement
• Accueillir avec le sourire
• Signer son expression et le ton
• Se présenter
• Identifier son interlocuteur
• Poser les bonnes questions
• Prendre un message utile
• Reformuler
• Noter les références téléphoniques
• Assurer le suivi des appels
Étude de cas N°03
INSTALLATION ET ORGANISATION D’UN SECRETARIAT
Vous êtes secrétaire médicale nouvelle affectée par le Directeur de l’hôpital d’Oran dans le service de maternité et Gynéco-Obstétrique du Pr MERZOUG.
Votre chef de service vous informe que par manque de secrétaire médicale, il n’existe qu’un seul secrétariat pour deux unités.
Le professeur vous propose de vous confier le secrétariat de la Gynéco-Obstétrique.
Dites comment allez-vous procéder à l’installation et àl’organisation de ce secrétariat.
Correction d’étude de cas N° :03
Au terme de cette étude de cas l’élève secrétaire médical doit être capable de connaitre l’installation et l’organisation d’un nouveau service de secrétariat.
1) visiter le local destiné au secrétariat.
2) contacter et discuter avec le responsable du service et ses collaborateurs.
3) commander le matériel et la fourniture nécessaire pour l’équipement du service de secrétariat.
4) établir la liste du mobilier et des autres articles de bureau à commander :
- mobilier : bureau, armoire, chaise, rayonnages métalliques…
- matériel : machine à écrire, micro-ordinateur, téléphone, photocopieuse….
Fourniture de bureau : rames de papiers, chemises cartonnées, registres…
5) disposition du mobilier de bureau au niveau du secrétariat.
Conclusion : la création d’un secrétariat est une opération importante, c’est pour cela qu’il faut procéder par étape pour une bonne organisation du service.
2
Lettre type de demander l’équipement du bureau de secrétariat :
Secteur sanitaire d’Oran Oran, le : 19/11/2012
Melle :
Secrétaire médicale
A
Monsieur le responsable du secteur sanitaire d’Oran
Sous couvert de Monsieur le surveillant chef de service
Objet : demande d’équipement du bureau de secrétariat de l’unité gynéco-obstétrique.
Suite a non affectation au service de gynéco-obstétrique, et pour me permettre d’exercer mes fonctions en qualité de secrétaire médical, j’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir me fournir l’équipement nécessaire.
Par ailleurs, je me permets de vous signaler l’urgence de la livraison de ce mobilier, pour la prise en charge correcte du service.
Je vous serai reconnaissante de bien vouloir me faire connaître les suites que je souhaiterai favorables que vous réservez à ma présente demande.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le directeur, l’expression de mon profond respect
Signature (Intéressée)
Pièce jointe :
La liste du mobilier nécessaire :
• Outils de classement :
- Bibliothèque- armoire à clapets
- Classeurs chronologique
- Rayonnage métallique
• Outils informatique :
- Unité centrale – imprimant – écran- souris- ordinateur
- Table d’ordinateur
• Outils bureautique :
- Bureau de travail- téléphone- photocopieuse
- Chaise pivotante- fauteuils- poubelle
• Papeterie :
- Feuilles blanches, papier carbone ;
- Stencil, pelures, rubans, enveloppes, chemises ;
- Stylos, crayons, gommes, calendrier ;
- Aides mémoires, registres et cahiers ;
- Agrafeuse, agrafes, trombones ;
- Parapheur, panier, tourniquet ;
- Cibles, porte stylos.
Centre hospitalier Oran, le : 19/11/20132
Universitaire d’Oran
Service maternité
Pr MERZOUG
Réf/MAT/N°12/12
Note d’information
A
L’intention de l’ensemble
Du personnel des services du CHUO
Il est porte à la connaissance du personnel des services du CHUO que le secrétariat de l’unité maternité et l’unité gynéco-obstétrique sera divisé en deux.
Au réez de chaussé un secrétariat pour l’unité maternité qui sera géré par la secrétaire médicale Melle BELMOKHTAR AMINA .
Au 1ere étage un secrétariat pour l’unité gynéco-obstétrique qui sera géré par la secrétaire médicale Melle ABID WASSILA.
Pr. MERZOUG
Chef de service
Signature
Étude de cas N°04
Votre chef de service est absent pour une durée déterminée et ne peut assurer sa consultation, il est nécessaire de prévenir les personnes qui ont un rendez-vous ; une date peut leur être proposé pour consulter ultérieurement le professeur.
QUESTIONS :
1- Rédiger la lettre qui convient que vous adresserez aux malades concernés pendant la période d’absence
2- Citez chronologiquement les opérations nécessaires à suivre pour le courrier départ.
Correction de sujet N°4
Les opérations nécessaires à suivre pour courrier départ sont :
1- Rédiger la lettre sur un brouillon.
2- Lire attentivement le contenu de votre lettre afin d’éviter toute erreur.
3- Présenter votre lettre à votre chef du service pour une éventuelle correction.
4- Tapez ou saisir la lettre en soignant la présentation.
5- Produire le nombre d’exemplaire nécessaires.
6- Présenter la lettre et les exemplaires dans un parapheur pour signature.
7- Enregistre r la correspondance sur votre registre de départ.
8- Garder une ou plusieurs (selon le service) de la correspondance dans votre chrono du courrier départ.
9- Adresser votre correspondance à la direction pour l’envoie (vagmestre ).
10- Mettre le cachet de la direction et la date d’envoie sur votre registre courrier départ. Ce cachet fera foi que votre correspondance à été envoyée (expédier).
11-
N° d’ordre Date Destinataire
(nom et prénom) + (adresse) Objet NB d’exemplaire Observation (cachet, date départ)
Centre Hospitalo-universitaire d’Oran Oran le, 25/11/2012
Service de chirurgie générale
Réf N°/CH.G/2012
Pr : MARZOUG
A
Mr MIMOUNI Mohamed
Adresse : CITE RABAH MASREGHINE N° 56 – ORAN-
Objet : A/S de votre rendez-vous
Monsieur,
C’est avec le plus grand regret, que nous vous informons que votre rendez-vous de consultation pour le 14/08/2012 à 08H30 est reporté pour le 28/08/2012à 08h30 car le médecin chef du service sera absent durant cette journée.
Nous vous prions de bien vouloir accepter nos excuses pour se désagrément et de croire à nos sentiments les meilleurs.
La secrétaire médicale
(Signature)
Centre Hospitalo-universitaire D’Oran
Service d’oncologie médical. Oran, le 21/11/2012
Mr MAHMOUDI le chef de service
Tél : 041-41-41-41
Poste : 21-20 CHUO
A
Monsieur MEBARKI SOFIANE
Objet : Report de rendez-vous.
Monsieur,
Nous avons le regret de vous informez que Mr MAHMOUDI chef de service d’oncologie médicale ne peut assurer sa consultation du 26-11-2012, pour cela, vous êtes priés de vous présenter le Mardi 28/11/2012 à 10h, au service pour votre rendez-vous.
Veuillez recevoir Monsieur, toutes nos excuses pour ce contre temps.
Fait à Oran, 21/11/2012
Dr MAHMOUDI,
Chef de service.
Étude de cas N°05
Annonce d’offre d’emploi
Votre directeur vous demande d’adresser une correspondance à un quotidien national par laquelle vous demandez qu’on vous insère une annonce d’offre d’emploi.
QUESTIONS :
1- Rédiger cette lettre accompagnée de l’annonce à diffuser ?
2- Rédiger une lettre de réponse à l’offre d’emploi accompagnée d’un curriculum vitae ?
CORRECTION SUJET « 5 »
Etablissement Hospitalier – Universitaire Oran
Direction générale : service publication
Tel : (03) 41-20-81-
Fax : (03) 41-20-82
A
Monsieur le Directeur du Service
Publication journal « El-WATAN »
01-Rue BACHIR 16600 ORAN
Objet : Demande de publication
Réf : 018 DGI. 2012
PJ (01) une annonce
Monsieur,
J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir publier l’annonce G-Jointe dans votre quotidien dans les brefs délais.
Dans l’attente de cette publication, veuillez accepter Monsieur le Directeur, mes sentiments les plus respectueux.
Le Directeur
Oran, le 15 décembre 2012
ABED AMEL
34 Zitouni Ahmed
Oran
Objet : Demande d’offre d’emploi
A
Monsieur le directeur de la direction
Générale de l’EHU d’Oran.
0
Monsieur le directeur général,
Suite à votre annonce N° 10 parue du journal le soir, du 10-10-12, j’ai l’honneur de vous demandé de bien vouloir accepter ma candidature au poste de standardiste.
Je porte à votre connaissance j’ai un diplôme d’informatique ayant une expérience de 3 année dans une clinique privée.
Dans l’attente d’une suite favorable, recevez monsieur le directeur mes remerciements les plus sincères.
PJ : curriculum vitae
L’intéressé
Curriculum Vitae
Nom : BENAMMAR
Prénom : KHADIDJA
Date de naissance : 23 Juillet 1979
Lieu de naissance : BECHAR
Etat civil : Mariée
Nombre d’enfants : 02
Diplômes ;
Secrétariat administrative
Etudes primaires : 1985-1990
Ecole primaire IBN ROCHD
C.E.M EL-FARABI
Etudes secondaires : 1995-1998
Lycée IBN SINA
Stage : 5mois dans une clinique privée
Clinique EN-NADJAH ORAN 2011
Étude de cas N°06
PARTIE I
Vous trouvez ci-après quatre situations de refus de visite de l’entreprise.
Pour chacune des situations, vous disposer d’une lettre type.
Situation n°1
Nous regrettons vivement de ne pouvoir donner suite à votre demande de visite.
+En effet, la date envisagée se situe dans une période d’activité intense au cours de laquelle la présentation de nos services est suspendue. Nous vous invitons à nous proposer une autre date.
Nous vous prions d’agréer, l’expression de nos sentiments dévoués.
Situation n°2
Nous accusons réception de votre lettre du ……………et vous en remercions. Il nous est malheureusement pas possible de satisfaire à votre demande de visite car, pour des raisons
Propres à l’organisation de nos services, nous ne recevons aucun groupe le lundi et le samedi. Veuillez nous proposer un autre jour.
Nous vous prions d’agréer, l’expression de nos sentiments les meilleurs.
Situation n°3
Nous avons le regret de vous informer qu’il ne nous est pas possible de donner une suite favorable à votre demande de visite de……………………………………………………………
En effet, notre planning de visites, est complet pour la période concernée ; veuillez avoir l’obligeance de nous recontacter pour convenir d’une autre date ;
Nous vous prions s’agréer, nos salutations distinguées.
Situation n°4
Nous avons bien reçu votre lettre du …………….et vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre établissement.
Il ne nous est malheureusement pas possible de donner une suite favorable à votre demande car nous ne recevons plus de groupes scolaires (à l’exception des agents techniques d’assainissement).
Nous vous prions de croire, en nos sentiments les meilleurs.
QUESTIONS :
Rédigez à partir des textes ci-dessus une lettre type UNIQUE regroupant toutes ces situations (présentez cette lettre unique de manière à personnaliser la réponse en cochant la raison qui justifie le refus)
PARTIE II
Rédigez un télégramme adressé par le Dr. S du service de psychiatrie de l’hôpital Drid-Hocine à son confrère le Dr. Y. Service de radiologie de l’hôpital ait idir, concernant un rendez-vous de scanner pour le patient G-Z, présentant des troubles neurologiques dont l’étiologie est indéterminée.
REPONSE N° 06
Entreprise : SAIDAL. ORAN ,Le 08/12/2012
29, Rue Rais Mohamed – ORAN
Tel : 041-31-50-20
Ref :N°12/SAIDAL/2012
A
Monsieur le Directeur de l’institut National
De Formation Supérieure et Paramédicale
Objet : réponse à une demande de visite
Nous avons bien reçu votre lettre du 30/11/2012 et vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre établissement.
Il ne nous malheureusement pas possible de donner une suite favorable à votre demande car :
• La date envisagée se situe dans une période d’activité intense au cours de laquelle la présentation de nos services est suspendue.
• Pour des raisons propres à l’organisation de nos services, nous ne recevons aucun groupe le lundi et le samedi.
• Notre planning de visites, est complet pour la période concernée.
• Nous ne recevons plus de groupes scolaires (à l’exception des agents techniques d’assainissement).
Nous vous prions de croire, en nos sentiments les meilleurs.
LE TELEGRAMME
République Algérienne Démocratique et Populaire
Le Directeur de la Santé et de la population
TELEGRAMME (départ)
Exp : Dr. S du service de psychiatrie de l’hôpital CHU d’Oran.
Dest : Dr . Y du service radiologie de l’hôpital CHU d’Oran.
TEXTE N°/ 202
HONNEUR stop. DEMANDE RENDEZ-VOUS DE SCANNER stop. POUR LE PATIENT G-Z stop. PRESENTANT DES TROUBLES NEUROLOGIQUE stop.
ETIOLOGIQUE INDETERMINEE stop. ET FIN.
Signé : Dr. S de l’hôpital CHU d’Oran.
Oran, le 08/12/2012
Étude de cas N°7
HOSPITALISATION DE MALADE
Le service de chirurgie cardiaque de la clinique Mohamed ABDRRAHMANI reçoit des patientes provenant de toutes les régions d’Algérie.
Le professeur BOURZAK est le médecin chef de service.
1- Très souvent, des médecins envoient seulement une ordonnance
pour demander un rendez-vous d’hospitalisation. le professeur ne peut accepter d’hospitaliser un malade sans éléments médicaux très précis. Il vous demande de rédiger un modèle-type de lettre qu’il envisage d’adresser à l’ensemble des médecins concernés pour les informer des modalités de demande de rendez-vous d’hospitalisation. En outre, il vous demande de préciser que le jour de l’admission, le malade devra être muni d’une prise en charge d’hospitalisation valable pour une durée de 2 mois au minimum.
2- Les malades résidant à Alger et ses environs peuvent demander leur prise en charge au moment d’entrer à la clinique. Cependant, afin de diminuer l’attente au bureau d’accueil
3- et des admissions, il est recommandé aux malades de remplir à l’avance leur fiche de renseignements administratifs. Élaborer cette fiche.
clinique médical chirurgical EL RAHM
Dr : BOURZAG Oran, le 22-12-2012
Chef de service de
Cardiologie
Tel : 041-41-20-50
Fax : 041-42-26-36
A :
Monsieur le docteur RAMLAOUI
Medecin spécialiste en radiologie
Objet : A/S des rendez-vous d’hospitalisation
Monsieur,
Je vous prie de bien vouloir joindre à toute demande de rendez vous d’hospitalisation les éléments médicaux suivants :
- un résumé clinique
- un compte-rendu d’échocardiographie
pour éviter tout désagrément, je vous informe que votre patient devra le jour de son admission être muni d’une prise en charge pour une durée de 02 mois d’hospitalisation.
Comptant sur votre collaboration, recevez chèr confrère l’expression du mon profond respect.
Signature
-
Clinique médical chirurgical EL RAHMANE
Dr : BOURZAG Oran, le 22-12-2012
Chef de service de
Cardiologie
Tel : 041-41-20-50
Fax : 041-42-26-36
Avis de décision
Nous avons l’honneur de vous informer que le professeur BOURZAG, chef de service de cardiologie à décider de ne plus accepter les demandes d’hospitalisation rédigées sur les ordonnances et c’est pour cela la demande doit être rédiger sur un document spécial pour la demande d’hospitalisation et même d’une copie de dossier médical de malade comportant un rapport médical bien détaillé et un bilan complet, en outre, nous vous informons que le jour de l’admission du malade devra être muni d’une prise en charge d’hospitalisation valable pour une durée de 02 mois en minimum.
Veuillez recevoir nos salutations les plus distinguées
Signature
Étude de cas N°08
Le directeur de la santé et de la population de la wilaya où vous travaillez, prévoit de partir en voyage afin d’assister à des réunions de travail avec chaque directeur de différents secteurs sanitaires de la Wilaya A cet effet, il vous laisse des directives relatives à ce voyage qui aura lieu dans une quinzaine de jours.
1 ère travail à faire :
Dites quelles tâches vous aurez à accomplir pour les préparatifs de ce voyage.
Dans le cadre de ce voyage, il vous demande d’informer, par note de service, les médecins chefs de services de l’ensemble des secteurs sanitaires qu’une réunion aura lieu le 15 janvier à 15 heures dans la salle de projection, afin de leur faire connaître les nouvelles modalités d’évacuation des malades hospitalisés.
2ème travail à faire : Rédigez cette note de service.
- Pendant son absence, vous aurez à assumer l’accueil des visiteurs, vous projetez de créer une « FICHE DE TRANSMISSION » qui non seulement, vous permettra de noter l’identité du visiteur ou du correspondant téléphonique, ainsi que le message laissé mais aussi de faire transmettre à un supérieur hiérarchique d’un autre
Service que vous ne pouvez joindre, le message qui lui est destiné.
3ème travail à faire :
Faites le tracé de cette fiche de transmission au format A5 (14,8 X 21)
Présentée à l’italienne.
Étude de cas N°09
A l’occasion d’un congrès national de chirurgie, votre chef de service est chargé de préparer et de superviser l’organisation de cette rencontre.
Plusieurs conférenciers nationaux et l’international doivent y participer.
- Dites quel serait votre rôle.
- Établies un plan de travail.
- Décrivez comment allez-vous, vous prendre.
REPONSE N°9
1- Le rôle de la secrétaire médicale serait comme :
- Collaboratrice
- Organisatrice
- Coordinatrice
- Assistante
Organisation, préparation, établir un plan du travail en collaboration avec le chef de service.
Se renseigner
sur le sujet du congrès et sur les participants.
- Plan de travail :
- - préparation avant le congrès
- Pendant le congrès
- Après le congrès
Avant le congrès :
- Elaborer des invitations pour les participants
- Réserver le lieu du congrès
- Réserver le lieu de l’hébergement
- Réserver les moyens de transports
- Prendre les contacts avec les médias
- Conception d’une affiche d’information
- Préparer une liste de l’ensemble des personnels susceptible à participer
- Contacter les compagnies aériennes pour connaître les horaires d’arrivée
- Préparer des cartables pour les participants
- Préparer des badges
- Pendant le congrès :
- -- réception et accueil des participants
- Distributions des documents
- Prendre des notes
- Après le congrès :
- -préparer un procès verbal
- Préparer des attestations de participation
- Ouvrir un registre de doléance
- 3- description et détails des notes prises ci-dessus
-
Étude de casN°10
I- Vous êtes secrétaire médical dans un service médical ou une direction, vous avez souvent à faire à faire à des personnes qui désirent voir quelqu’un, ou avoir des renseignements
Lisez les situations suivantes et indiquez les opérations à faire dans ordre logique.
1- Une personne se présente à votre bureau, que faites-vous ?
2- Elle désire voir quelqu’un et elle a rendez-vous.
a)- la personne qui doit la recevoir est disponible. Que faites-vous ?
b)- la personne qui doit la recevoir est momentanément occupée.
Que faites-vous ?
3- Elle désire voir quelqu’un mais n’a pas de rendez-vous. Que faites-vous ?
a) - La personne demandée peut la recevoir. Que faites-vous ?
b) – La personne demandée est absente ou ne peut la recevoir, mais une autre personne peut faire à sa place. Que faites-vous.
c) – Elle ne peut être reçue. Que faites-vous ?
4- Elle désire avoir des renseignements que vous possédez. Que faites-vous ?
Les renseignements sont fournis par un autre service. Que faites-vous ?
II- Réalisez un modèle de feuille de visite.
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